Covid-19, un tremplin pour la signature électronique 

3 septembre 2020 I François Bataille, Chef de projet Innovation

 

Les contraintes apportées ces derniers mois par les recommandations sanitaires de la confédération ont eu pour conséquence le ralentissement de nombreux secteurs d’activité. Cependant, certains ont pu tirer leur épingle du jeu en reprenant leur activité au travers de nouvelles méthodes de travail… à distance cette fois-ci. Les fournisseurs de signature électronique ont apporté une solution des plus utiles.

Valable en suisse depuis plusieurs années, comme nous l’expliquions dans notre précédent article, la signature électronique permet de digitaliser, d’accélérer et de simplifier le processus de prise de décision.

 

Une adoption simplifiée temporairement

Afin de pouvoir signer un document numériquement en y apportant le niveau de sécurité requis, le signataire doit être identifié, en personne, auprès d’un organisme agréé. Ce processus, parfois compliqué, a été modifié temporairement par le Conseil fédéral le 1er avril 2020. Depuis cette date, il est possible de s’identifier seul, à distance, au travers d’une vidéo.

Cette modification de l’ordonnance sur les signatures électroniques a permis d’élargir significativement l’utilisation de cette technologie dans les entreprises suisses.

Bien que temporaire pour le moment, l’assouplissement de l’ordonnance devrait probablement être maintenu jusqu’à la fin de l’année. Lorsque ce type d’identification sera retiré de l’ordonnance, les personnes identifiées par vidéo devront réaliser une identification conforme, c’est-à-dire en personne.

Accélération, simplification, valeur ajoutée

Signature Papier

Signature électronique

 

Conformité et signature

Trois niveaux de signature sont reconnus en suisse : standard, avancée et qualifiée. La signature qualifiée est assimilable à la signature manuscrite (plus de détail ici). Cependant, peu de transactions requièrent un tel niveau de signature, projets de fusion / scission, transfert de patrimoine, etc.

Dans la majorité des cas, la signature standard ou avancée seront utilisées. Elles permettront de vérifier de manière « standard » ou « avancée » l’identité du signataire. Aujourd’hui, de nombreux prestataires fournissent ces deux niveaux de signature. Il n’y a donc pas d’inconvénient à utiliser leur solution tant que la signature manuscrite n’est pas nécessaire.

Dans le cas contraire, nous recommandons l’utilisation de la signature qualifiée, qui est certes plus complexe à mettre en place, mais qui couvre tous les cas d’usage. Il est possible d’obtenir ce niveau de signature auprès des prestataires de services de certification Swisscom, QuoVadis, SwissSign et l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (lien). On peut également passer par des éditeurs tiers agréés proposant des outils clés en main, simples et personnalisables.

USE CASE

Des enjeux…

En ce début d’année et face aux contraintes apportées par la crise, le bureau d’avocats OBERSON ABELS SA a décidé d’intégrer une solution de signature électronique on-premise pour accélérer et faciliter ses processus de signature.


« L’intégration de la signature électronique au sein de nos processus nous a apporté de la flexibilité et de la rapidité, indispensables dans ce contexte si particulier. Nous avons pu continuer de travailler en réduisant le nombre de documents papier en circulation et en offrant la possibilité aux collaborateurs de pouvoir signer les documents depuis leur domicile dans le cas de télétravail par exemple.

La solution mise en place par Sysmosoft nous permet de garder en interne et sous contrôle les documents de leur envoi jusqu’à leur archivage, tout en nous permettant de choisir plusieurs signataires pour un document. Les outils mis à disposition ne nous ont pas demandé de formation particulière. La prise en main a été simple et rapide. »


Olivier Mermoud, CTO

 

… À la solution

La société romande a décidé de faire confiance à la solution on-premise Let’s Sign de l’éditeur Sysmosoft qui propose :

  • Un respect des lois européennes (eIDAS) et suisses (ZertES) pour la signature électronique ou les sceaux électroniques pour les entités légales
  • La possibilité d’utiliser une signature avancée (AES) ou qualifiée (QES)
  • La possibilité de faire de la signature multiple
  • Une version mobile de l’application
  • Le contrôle et le suivi des documents signés
  • Une simplicité d’installation et d’utilisation

Sysmosoft propose également une solution en ligne (SaaS) avec un abonnement. Les documents signés sont quant à eux stockés sur un cloud suisse.

L’accélération des entreprises vers des solutions à distance

A l’heure où les informations transitent de plus en plus par voie numérique et à la suite de la crise sanitaire, les entreprises ont dû accélérer leur processus de transformation vers le digital. À l’instar des espaces de travail collaboratif ou les systèmes de visioconférence (Teams, Slack, Zoom, etc.), la signature électronique a été très largement adoptée dans les entreprises, notamment grâce à un assouplissement de la législation.

Vous avez un projet de signature électronique ? Parlons-en !